صياغة الرسالة حسب الاولويات
رتب رسائلك حسب الأولوية ، مع التأكد من أن الرسائل الأكثر أهمية تأتي أولاً.
يتعرض الأشخاص اليوم للقصف المستمر بالمعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر ، لذلك لا تفترض أن جمهورك سيستغرق وقتًا في قراءة أكثر من الجمل القليلة الأولى من الرسالة التي تأمل في إيصالها.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، من المهم دائمًا تحديد الأولويات وإبراز الأجزاء الأساسية من رسالتك. قد يكون هذا أمرًا صعبًا نظرًا لأن الموضوعات التي يتعامل معها قسم الموارد البشرية غالبًا ما تكون مليئة بالتفاصيل المعقدة ، ولكن وظيفتك أن تكون إستراتيجيًا للغاية وأن تحدد التفاصيل الجذابة التي من شأنها إبراز قيمة ما تروج له بشكل أفضل.
في تجربة مديرالموارد البشرية مع حملات التواصل الخاصة بالموارد البشرية ، لن يقرأ الناس عمومًا رسائل طويلة جدًا حتى تنتهي. هذا يعني أنه من الضروري إعطاء الأولوية لما تريد نقله.
يقترح مدير الموارد البشرية استخدام هيكل هرمي ، حيث تبدأ رسالتك بجملة قصيرة تحتوي على أهم معلومة ترغب في نقلها ؛ الذي يجب أن يعرفه كل موظف. بعد ذلك ، ستعطي ثاني أهم معلومة ثم الثالثة في جمل موجزة مماثلة. فقط بعد أن تقدم جميع النقاط الثلاث بإيجاز ، يجب أن تدخل في تفاصيلها مع تفسيرات أطول.
يضمن هذا أنه حتى لو قرأ الموظفون الجمل الثلاث الأولى فقط ، فسيظلون قد رأوا جميع النقاط الأساسية المتعلقة بالبرنامج أو حزمة المزايا التي تحاول جذبهم إليها.
هناك طريقة أخرى لتعظيم التأثير وهي تخصيص اتصالاتك.
لنفترض أنك تروّج لبرنامج تقاعد جديد ؛ يمكنك إرسال بريد إلكتروني يحتوي على رسومات مخصصة توضح على وجه التحديد مدى استفادة المستلم المعني من خلال الانضمام إلى البرنامج عاجلاً وليس آجلاً ، مع مراعاة عمر المستلم وعدد السنوات المتبقية حتى التقاعد.
