القواعد الاساسية لتنظيم اجتماع فعال
المشاركون المشتتون أو الصامتون يجعلون اجتماعات غير مثمرة.
اجعل الجميع على نفس الصفحة ولن تكون اجتماعاتك أكثر إنتاجية فحسب – سيكون هناك أيضًا قدر أقل من الجدل. لكن كيف يمكنك فعل ذلك؟ حان الوقت للحديث عن القواعد الأساسية.
توفر هذه القواعد معايير لسلوك المجموعة. تنطبق بالتساوي على الجميع ، مما يعني أنهم غير متحيزين ، ويساعدون في تعزيز اللياقة والتركيز. والأفضل من ذلك كله ، أنها تسهل حل المشكلات بسرعة وكفاءة.
إذن ما نوع القواعد التي يجب أن تستخدمها لتنظيم اجتماعاتك؟ هيا نكتشف!
القاعدة الأساسية الأولى هي الأبسط. تنص على أن جميع أعضاء الفريق يجب أن يكونوا هنا الآن.
ما يعنيه هذا هو أن الجميع يجب أن يكونوا حاضرين – في العقل والجسد. بعبارة أخرى ، يجب على المشاركين أن يلتزموا بالمواعيد ، وبمجرد أن يكونوا في الغرفة ، أن ينتبهوا لبعضهم البعض.
إنها فكرة جيدة أن تفصح عن تفاصيل هذه القاعدة مع فريقك ، ولكن إليك بضع أفكار لتبدأ بها. أولًا: التخلص من المشتتات الإلكترونية. قد توافق على أن أجهزة الكمبيوتر المحمولة يجب أن تظل مغلقة أثناء حديث الآخرين ، على سبيل المثال ، أو أنه يجب على الجميع تبديل هواتفهم المحمولة لتهتز. إذا كان على المشاركين الرد على مكالمة ، فشجعهم على الانتقال إلى الردهة أو إلى مكان ما لا تشتت فيه محادثاتهم انتباه الآخرين.
يؤكد البحث العلمي سبب أهمية هذه القاعدة. أظهرت دراسة تلو الأخرى أن “تعدد المهام” هو خرافة – يعني في الأساس القيام بشيئين أو أكثر بشكل سيء ، بدلاً من القيام بشيء واحد بشكل جيد. حتى أن إحدى الأوراق البحثية تشير إلى أن معدلات الذكاء لدينا تنخفض إلى ما دون تلك الخاصة بالشمبانزي عندما نكون مشتتين ونتنقل بين المهام المختلفة!
إذا كان الالتزام بالمواعيد يمثل مشكلة ، فحاول جدولة اجتماعات مدتها 50 دقيقة بدلاً من اجتماعات مدتها ساعة واحدة. ابدأ في خمس دقائق بعد الساعة وانتهي قبل الساعة بخمس دقائق – وهذا سيمنح الجميع متسعًا من الوقت للانتقال من اجتماع إلى آخر.
القاعدة الثانية تنص على أن الصمت يعني الإجماع. بصفتك ميسِّرًا ، فأنت تحاول الحصول على فريقك في نفس الصفحة. يمكن أن يحدث ذلك فقط إذا عبر الجميع عن آرائهم – بما في ذلك الخلافات. هذه القاعدة إذن تتعلق بتعزيز ثقافة يكون فيها على المشاركين واجب مشاركة المحتوى ذي الصلة مع زملائهم. إذا فشلوا في القيام بذلك ، فيتبع ذلك ، فقد فقدوا حقهم في الشكوى مما وافق الفريق على القيام به.
